1. OBJETIVO

GRUPO EMPRESARIAL EN LÍNEA S.A. -GELSA- busca asegurar el adecuado tratamiento de los datos personales por medio de la política, procedimientos y lineamientos establecidos velando por el derecho constitucional de Habeas Data, que tienen todas las personas, de conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiese recogido en las bases de datos y archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De igual manera, se pretende establecer los criterios para la recolección, tratamiento, uso, circulación, corrección y supresión de datos personales, (en adelante “el tratamiento”) por parte de GELSA y/o sus filiales y colaboradores

2. ALCANCE

Los principios y disposiciones contenidas en la Política de Tratamiento de Datos serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos y archivos de GELSA que los haga susceptibles de tratamiento. Ésta aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano.

3. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados, proveedores, encargados y todos aquellos vinculados con la compañía de forma directa e indirecta de Grupo Empresarial en Línea S.A.

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

Base de datos física: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Contenidos: Implican todas las formas de información o datos que se divulgan en los medios de comunicación, entre los que se encuentran: textos, imágenes, fotos, logos, diseños, animaciones.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no se clasifica como semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Es aquel que tiene la naturaleza íntima o reservada, solo relevante para el titular.

Dato Semi-Privado: No tiene la naturaleza, reservada, ni publica cuyo conocimiento puede interesar a cierto sector o grupo de personas (datos financieros, crediticios, actividad comercial o de servicios).

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A. (GELSA)

Dirección: Av. Calle 26 No 69D -91, Torre 2, Piso 7

Teléfono: (601)3788890

Correo electrónico: [email protected]

• Deberes que le asisten a GELSA

GELSA como responsable del tratamiento de los datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para 6 impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo establecido en la ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. TRATAMIENTO DE DATOS Y FINALIDAD

El objeto de la presente política es regular el tratamiento de la información personal en sus diferentes etapas, esto es la recolección, almacenamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos personales que obtenga en desarrollo de su actividad comercial por parte de GELSA como Responsable del Tratamiento.

La presente política aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de GELSA.

La información personal que el titular del dato registre o entregue de manera libre y voluntaria será tratada conforme a las siguientes finalidades de tratamiento, según la categoría o grupo de persona al cual pertenezca el Titular de los datos:

1. La recolección, almacenamiento, uso, circulación (Incluye las operaciones que realizará respecto de la información personal recolectada).

6.1. Finalidades

Clientes: Incluye la información recolectada en los canales virtuales y para Ganadores de Premios.

• Realizar publicidad y prospección comercial ofrecimiento de productos y servicios, análisis de perfiles, comercio electrónico y publicidad propia.

• Gestionar programas de fidelización e incentivos a través del contacto directo con los clientes para premiar y promover la compra de nuestros productos y/o servicios, ofreciendo recompensas, beneficios, incentivos, puntos e invitaciones a diferentes eventos. Esto incluye el envío de comunicaciones directas de marketing, publicidad, información, promociones, saldos de cuentas, premios y portafolio comercializado por GELSA a través de diversos canales de comunicación como correo electrónico, vía telefónica, mensajería de texto, push notificación, redes sociales u otros medios similares.

• Transmitir y/o transferir información personal a terceros especializados en los servicios de marketing automatizado para que, en nombre de GELSA remitan a través del correo electrónico, vía telefónica, mensajería de texto, redes sociales o medios similares, las promociones, novedades, productos y servicios que hagan parte del portafolio comercializado por la Compañía.

• Analizar la información de los clientes para entender sus preferencias y comportamientos, permitiendo adaptar y personalizar el contenido, las 8 recomendaciones, y las comunicaciones que se envíen al cliente. Innovar y mejorar campañas promocionales, así como diseñar nuevos productos y servicios.

• Contactar al cliente, ya sea de forma directa o a través de terceros para realizar estudios de investigación de mercados, con el fin de comprender mejor sus necesidades, comportamientos e intereses. Esto incluye el desarrollo de nuevos productos y/o servicios, el seguimiento de la marca, la evaluación de campañas publicitarias, la realización de pruebas de producto, el análisis de la satisfacción del cliente y el estudio de tendencias de consumo. Con base en los datos (cualitativos y cuantitativos) obtenidos (anonimizados o agregados) de estas investigaciones y estudios de mercado, se podrán generar informes comerciales y publicaciones académicas.

• Difundir los datos e imágenes de los ganadores de promociones y/o concursos realizados por Gelsa a través de los medios de comunicación de la Compañía: llamadas, correo electrónico, mensajería por WhatsApp, mensaje de texto (SMS), y realizar su publicación en las páginas web o redes sociales de la empresa, con fines publicitarios y/o promocionales.

• Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por la Compañía, evaluaciones de calidad del servicio ofrecido a los clientes de GELSA o empresas vinculadas y sus aliados comerciales para mejorar la experiencia del cliente.

• Dar respuesta a solicitudes de soporte técnico y administrativo de las aplicaciones móviles/web y administración de las cuentas de los usuarios/clientes, incluyendo el mantenimiento, la seguridad y la autenticación en estos canales.

• Utilizar técnicas de análisis de datos para identificar patrones y anomalías que puedan indicar actividades fraudulentas y de suplantación de identidad, con el objetivo de tomar medidas preventivas y garantizar la seguridad de las transacciones y la integridad de los datos.

• Verificar la identidad de los titulares para control y prevención de fraude, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales.

• Realizar el pre-registro en los canales o sistemas de Gelsa, facilitando así el acceso y uso de los servicios ofrecidos por la compañía de manera eficiente y segura.

• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa, asegurando el cumplimiento de las normativas vigentes y la correcta administración de los recursos de la Compañía.

• Dar cumplimiento a órdenes y/o requerimientos de órganos de supervisión, control y vigilancia, cumpliendo con las normativas legales aplicables, garantizando la transparencia en nuestras operaciones.
• Realizar campañas de actualización de datos e informar sobre cambios en el tratamiento de datos personales, asegurando que los titulares estén siempre informados y actualizados sobre sus derechos y las prácticas de GELSA en el manejo de su información personal.

• Gestionar el pago de premios a los ganadores de promociones y concursos, asegurando la correcta y oportuna entrega de los mismos, cumpliendo con todas las obligaciones legales y contractuales.

• Enviar información o avisos por mensajes cortos de texto (SMS) al teléfono celular suministrado por el titular a GELSA. Los mensajes cortos de texto podrán contener avisos publicitarios y/o promocionales de GELSA y/o terceros, así como información sobre el portafolio de servicios.

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes y demás grupos de interés relacionados con las actividades que, en desarrollo de su objeto social, adelanta GELSA.

• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir, reportar o divulgar datos personales a sus filiales, aliados y terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para cumplir con el objeto social de la Compañía y/o para la operación de los productos y servicios del portafolio.

• Gestionar los pagos de premios correspondientes a los productos del portafolio de la compañía.

• Verificar el control de acceso a edificios y puntos de venta de la compañía.

• Utilizar los datos para gestión de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio, la experiencia en las instalaciones de la Compañía y dar cumplimiento a actividades establecidas en el plan de emergencia de GELSA.

• Utilizar los datos recolectados de los documentos que suministran los titulares al personal de seguridad y/u obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía como prueba en cualquier tipo de proceso, investigación o requerimiento judicial.

• Administrar archivo y documentos de forma física y digital.
• Realizar procesos de debida diligencia y conocimiento del cliente.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• Acceder a la ubicación a través del GPS del dispositivo en el cual el titular acceda a su cuenta, con el fin de garantizar que el uso de los servicios y/o productos del portafolio se realice exclusivamente desde Bogotá D.C. y el Departamento de Cundinamarca, así como la gestión y trámites que correspondan para la entrega de premios, análisis de datos estadísticos y de comportamiento transaccional.

• Acceder a la galería de imágenes del dispositivo del titular cuando marque la opción contáctenos y requiera adjuntar una imagen como evidencia sobre un reporte de falla o incidencia acerca de la Aplicación móvil o sucursal web.

Nota: La captura de la geolocalización se realiza conforme lo exigido respecto de la restricción territorial por parte de la Lotería de Bogotá, como entidad que autoriza a Grupo Empresarial en Línea S.A. para la operación de apuestas permanentes y que establece la prohibición para operar fuera del Departamento de Cundinamarca.

El dato de geolocalización recolectado no será compartido con terceros ya que la operación y habilitación del portafolio de productos y servicios la realiza directamente Paga Todo a través de su canal digital. Para la operación de productos de terceros contenidos en el canal virtual, se efectuará una solicitud de autorización independiente por parte de dicho tercero. El almacenamiento de la ubicación del titular se realiza en la base de datos correspondiente a la información registrada a través de los medios digitales.

GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A. (GELSA) Nit. 830.111.257-3, como concesionario de la operación de apuestas permanentes – chance en Bogotá – Cundinamarca obtiene autorización de los titulares para recolectar, tratar, usar los datos personales con fines legales y contractuales (fiscalización, supervisión y reporte de información) conforme a la presente política de protección de datos, así como para el tratamiento de los datos personales para la supervisión del contrato de concesión 66 de 2021 suscrito entre la Lotería de Bogotá y Grupo Empresarial en Línea S.A., para generación de información del mercado y estrategias comerciales para el juego de las apuestas permanentes y para que los transfiera a la Lotería de Bogotá Nit. 899.999.270-1 para que en su calidad de Entidad Concedente los trate con los mismos fines autorizados a Grupo Empresarial en Línea S.A.

Proveedores:

• Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, a través de los procedimientos internos con fines de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.

• Solicitar, consultar, procesar, suministrar, transmitir y/o transferir, reportar o divulgar a cualquier entidad válidamente autorizada para manejar o administrar bases de datos, incluidas las entidades gubernamentales, la información contenida en este formulario y demás información relativa al cumplimiento de obligaciones civiles, comerciales y/o legales adquiridas con la empresa.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• Obtener la grabación de audios y/o videos, así como tomar registros fotográficos en cualquier momento para las diferentes actividades de selección de proveedores, así como actividades comerciales y publicitarias que se desarrollan en la organización. La información que se obtenga será observada y publicada a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales que maneja la compañía.

• Utilizar la información con fines comerciales relacionados con la contactabilidad, publicidad y mercadeo de los productos y servicios que hagan parte de su portafolio. • Realizar visitas durante el año con el fin de verificar la información suministrada en el presente formulario, según se considere.

• Efectuar la gestión de Pagos.

Empleados:

• Recolectar información de aspirantes o candidatos a procesos de selección dentro de la Organización para realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante a la Compañía.

• Efectuar la gestión contable y financiera, ejecución de pagos.

• Gestionar las relaciones laborales existentes con los colaboradores de la compañía, para el desarrollo de las diferentes actividades establecidas: capacitaciones, eventos, promociones laborales, diferentes campañas realizadas por la Organización y la difusión de las mismas a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales.

• Entregar beneficios extralegales y la participación en actividades de bienestar.

• Efectuar envío de publicidad y prospección comercial con ofertas especiales de productos y/o servicios; socializar políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.

• Realizar la recolección, tratamiento, transmisión y/o transferencia de los datos personales, para que sean utilizados en la ejecución de la relación contractual existente entre el colaborador y Grupo Empresarial en Línea S.A., sus filiales, aliados y terceros tales como entidades de seguridad social, Matrix Grupo Empresarial S.A.S., Fundación Social Sueños de Vida, Datacenter Colombia S.A.S, Corredor Empresarial S.A., el proveedor de estudios de seguridad.

• Realizar visitas domiciliarias de ingreso y de seguimiento cuando lo empresa considere pertinente, para el estudio, análisis y verificación de la información y documentación presentada.

• Efectuar prueba denominada polígrafo cuando la empresa lo considere necesario.

• Solicitar, consultar, procesar, transmitir y/o transferir, reportar o divulgar a centrales de riesgo o a cualquier entidad válidamente autorizada para manejar o administrar bases de datos incluidas las entidades gubernamentales, la información contenida en este formulario y demás información relativa al cumplimiento de las obligaciones laborales o comerciales adquiridas con la empresa.

• Cumplir con las obligaciones impuestas a la Compañía como empleador, en relación con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los 13 listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• La grabación de audios y/o videos, así como la toma de registros fotográficos para las diferentes actividades que se desarrollen en la Organización dentro de las cuales se encuentran, entre otras, campañas comerciales y publicitarias, evaluaciones de calidad del servicio ofrecido a los clientes con técnicas de cliente oculto, así como la evaluación del nivel de satisfacción del cliente interno y externo. La información que se obtenga será observada y publicada a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales que maneja la compañía. Así mismo, esta información se utilizará para realizar retroalimentación de los resultados obtenidos en las diferentes actividades con los colaboradores de la compañía.

• Control de acceso a la compañía y seguimiento al cumplimiento del horario de los trabajadores.

• Desarrollar la misión institucional cumpliendo los lineamientos definidos en la Resolución 666 del 2020 y las normas relacionadas según lo establezca el Gobierno Nacional y/o el Ministerio de Salud y Protección Social.

• Contactar y realizar seguimiento en caso de contagio por parte de la compañía y entes de control. Dar respuesta a órganos de control y vigilancia en el marco de la emergencia sanitaria decretada por la pandemia COVID 19.

• Realizar actualización de datos.

Para la información personal de candidatos en caso de no ser contratados, la información recibida será conservada por un periodo de 3 meses acorde a la finalidad definida. Para la información personal de excolaboradores, GELSA almacenará la información aun después de la relación contractual para dar cumplimiento con las obligaciones laborales de orden legal y/o frente a la regulación laboral.

GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A. (GELSA) Nit. 830.111.257-3, como concesionario de la operación de apuestas permanentes – chance en Bogotá – Cundinamarca obtiene autorización de los titulares para recolectar, tratar, usar los datos personales con fines legales y contractuales (fiscalización, supervisión y reporte de información) conforme a la presente política de protección de datos, así como para el tratamiento de los datos personales para la supervisión del contrato de concesión 66 de 2021 suscrito entre la Lotería de Bogotá y Grupo Empresarial en Línea S.A., para generación de información del mercado y estrategias comerciales para el juego de las apuestas permanentes y para que los transfiera a la Lotería de Bogotá Nit. 899.999.270- 1 para que en su calidad de Entidad Concedente los trate con los mismos fines autorizados a Grupo Empresarial en Línea S.A. 14

Accionistas:

• Solicitar, consultar, procesar, suministrar, transmitir y/o transferir, reportar o divulgar a cualquier entidad válidamente autorizada para manejar o administrar bases de datos, incluidas las entidades gubernamentales; la información contenida en este formulario y demás información relativa al cumplimiento de las obligaciones civiles, comerciales y/o legales adquiridas con la empresa.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• Efectuar la grabación de audios y/o videos, así como tomar registros fotográficos en cualquier momento para las diferentes actividades comerciales y publicitarias que se desarrollan en la organización. La información que se obtenga será observada y publicada a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales que maneja la compañía.

• Contactar al titular de la información para envío de publicidad y para realizar mercadeo sobre los productos y servicios que hagan parte del portafolio de Gelsa. • Desarrollar la relación entre la Compañía y el titular, en cumplimiento de los derechos, obligaciones y deberes adquiridos con la empresa.

• Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.

• Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por la Compañía.

• Efectuar la gestión de Pagos.

• Realizar actualización de datos.

En todo caso, es facultativo responder preguntas sobre menores de edad o sobre datos sensibles como huellas dactilares, fotos, videos o grabaciones.

Arrendadores:

• Solicitar, consultar, procesar, suministrar, transmitir y/o transferir, reportar o divulgar los datos personales recolectados a filiales, aliados y terceros relacionados con la compañía como parte del contrato de arriendo, la normativa aplicable y/o para cumplir con el objeto social de la empresa.

• Contactar al titular de la información para envío de publicidad y para realizar mercadeo sobre los productos y servicios que hagan parte del portafolio de Gelsa.

• Efectuar la gestión contable, fiscal, administrativa y gestión de pagos.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• Transmitir y/o transferir información personal a terceros para que, en nombre de GELSA remitan a través del correo electrónico, vía telefónica, mensajería de texto, redes sociales o medios similares, las promociones, novedades, productos y servicios que hagan parte del portafolio comercializado por la Compañía.

• Realizar actualización de datos.

Colocadores Independientes:

• Efectuar la recolección, transmisión y/o transferencia de datos personales, para que sean utilizados en el desarrollo del proceso de vinculación como Colocador Independiente.

• Realizar la gestión gestión contable y financiera, gestión de pagos.

• Desarrollar la gestión de la relación comercial existente, para la ejecución de las diferentes actividades establecidas por la empresa: capacitación y socialización sobre información relacionada con la comercialización de productos, eventos, diferentes campañas realizadas por la Organización y la difusión de estas a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales.

• Efectuar envío de publicidad y prospección comercial con ofertas especiales de productos y/o servicios; socializar políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.

• Realizar la recolección, transmisión y/o transferencia de los datos personales, para que sean utilizados en la ejecución de la relación comercial con GELSA, sus filiales, aliados y terceros tales como entidades como Matrix Grupo Empresarial S.A.S., Fundación Social Sueños de Vida, Datacenter Colombia S.A.S, Corredor Empresarial S.A., el proveedor de estudios de seguridad.

• Realizar visitas domiciliarias, así como en el momento que la Empresa considere pertinente, estudio, análisis y verificación de la información y documentación presentada.

• Solicitar, consultar, procesar, suministrar, transmitir y/o transferir, reportar o divulgar información a centrales de riesgo o a cualquier entidad válidamente autorizada para manejar o administrar bases de datos, incluidas las entidades gubernamentales, la información contenida en este formulario y demás información relativa al cumplimiento de mis obligaciones comerciales adquiridas como colocador de apuestas permanentes independiente.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• La grabación de audios y/o videos, así como la toma de registros fotográficos en cualquier momento para las diferentes actividades comerciales y publicitarias que se desarrollan en la Organización, dentro de las cuales se encuentran, entre otras: campañas comerciales y publicitarias, evaluaciones de calidad del servicio ofrecido a los clientes de Grupo Empresarial en Línea S.A. con técnicas de cliente oculto, así como la evaluación del nivel de satisfacción del cliente, sobre los productos y/o servicios ofrecidos. La información que se obtenga será observada y publicada a través de los medios de comunicación internos, externos y redes sociales que maneja la compañía. Reconozco que esta información se utilizará para realizar retroalimentación de los resultados obtenidos en las diferentes actividades, campañas y reuniones de socialización de información relacionada con la comercialización de productos, para la mejora en la satisfacción del cliente final.

• Realizar actualización de datos.

GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A. (GELSA) Nit. 830.111.257-3, como concesionario de la operación de apuestas permanentes – chance en Bogotá – Cundinamarca obtiene autorización de los titulares para recolectar, tratar, usar los datos 17 personales con fines legales y contractuales (fiscalización, supervisión y reporte de información) conforme a la presente política de protección de datos, así como para el tratamiento de los datos personales para la supervisión del contrato de concesión 66 de 2021 suscrito entre la Lotería de Bogotá y Grupo Empresarial en Línea S.A., para generación de información del mercado y estrategias comerciales para el juego de las apuestas permanentes y para que los transfiera a la Lotería de Bogotá Nit. 899.999.270-1 para que en su calidad de Entidad Concedente los trate con los mismos fines autorizados a Grupo Empresarial en Línea S.A.

Terceros y/o Aliados estratégicos:

• Realizar el proceso de vinculación con la Organización, a través de los procedimientos internos con fines de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.

• Solicitar, consultar, procesar, suministrar, transmitir y/o transferir, reportar y divulgar a cualquier entidad válidamente autorizada para manejar o administrar bases de datos, incluidas las entidades gubernamentales, la información contenida en este formulario y demás información relativa al cumplimiento de las obligaciones civiles, comerciales y/o legales adquiridas con la empresa.

• Realizar consultas y aplicación de los controles establecidos en los términos del SARLAFT_FPADM, para controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva o la comisión de actividades ilegales, verificando la información suministrada en las fuentes que se considere necesarias, como los listados de la OFAC o de las Naciones Unidas entre otras.

• Contactar al titular de la información para envío de publicidad y para realizar mercadeo sobre los productos y servicios que hagan parte del portafolio de Gelsa.

• Transmitir y/o transferir información personal a terceros para que, en nombre de GELSA remitan a través del correo electrónico, vía telefónica, mensajería de texto, redes sociales o medios similares, las promociones, novedades, productos y servicios que hagan parte del portafolio comercializado por la Compañía.

• Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por la Compañía, evaluaciones de calidad del servicio ofrecido a los clientes de GELSA o empresas vinculadas y sus aliados comerciales para mejorar la experiencia del cliente.

• Realizar gestión contable, fiscal, administrativa, tributaria y de facturación.

• Verificar el control de acceso a edificios y puntos de venta de la compañía.

• Realizar actualización de datos.

• Efectuar gestión contable y financiera, gestión de pagos.

6.2. Principios para el Tratamiento de datos personales

Para GELSA es de vital importancia el adecuado tratamiento de datos personales, para lo cual se aplicarán los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado de éste, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución Nacional. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Con el objetivo de cumplir la normativa aplicable y en cooperación con las autoridades competentes, GELSA debe entregar cualquier información personal sobre sus titulares que le sea solicitada a partir del requerimiento respectivo.

6.3. Categorías especiales de datos

Además de las reglas generales establecidas en la presente política de tratamiento de datos personales, las categorías particulares de los datos que se mencionarán se regirán por las siguientes disposiciones:

6.3.1 Tratamiento de datos sensibles

La entrega de información sensible es facultativa, el titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por GELSA y/o con sus filiales o colaboradores, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Los datos biométricos, tales como la foto y huella o los demás que determine la Ley en General y que sean capturados por GELSA, tienen por finalidad garantizar la identidad de nuestros colaboradores, así como el acceso a las instalaciones administrativas de la Compañía y prestación de servicios que lo ameriten.

6.3.2 Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes1:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes, que no sean de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes requisitos:

a) Obedecer, respetar y asegurar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, de forma tal que se garantice su desarrollo integral y armónico como miembro de la sociedad.

b) Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

c) Valorar la opinión del menor.

Valga la pena indicar que, adicional a los precitados requisitos, para el tratamiento de datos personales del menor, se deberá contar con autorización expresa del representante legal del mismo.

6.4. Tratamiento de datos por medios físicos y digitales

Como parte del tratamiento de información personal de nuestros grupos de interés, GELSA realiza la recolección de datos y su actualización a partir de formatos físicos y formularios web que pone a disposición del titular con las respectivas autorizaciones y condiciones de uso de la información, como lo establece la normativa correspondiente. A partir de dichos formatos, se obtiene la información necesaria para las actividades definidas por GELSA para el cumplimiento de su objeto social.

6.5. Videovigilancia

La Compañía utiliza medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos (puntos de venta) de sus instalaciones u oficinas. Por tanto, GELSA informa a sus clientes internos y externos sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia – conductas inequívocas.

La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de monitoreo de seguridad, contar e identificar el acceso de cada uno de los empleados, visitantes y clientes que ingresen a las instalaciones administrativas y puntos de venta.

7. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo previsto en el Art. 26 de la Ley 1581 de 2012, está prohibida la transferencia o transmisión de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

No obstante, se podrá realizar transferencia o transmisión de datos dentro o fuera del país por parte GELSA, cuando:

• El titular del dato haya otorgado su autorización previa
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y GELSA como responsable y/o encargado del tratamiento.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;

Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

GELSA en desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, cuenta con el Manual de Políticas de Seguridad de la Información & Ciberseguridad que contiene los controles aplicados para la protección de Información Personal.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013. 22

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y/o las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, supriman o deroguen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

Nota: La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños adolescentes.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

GELSA con el propósito de dar respuesta oportuna a las solicitudes del cliente, dispuso los siguientes mecanismos o canales mediante los cuales resolverá las peticiones, consultas y reclamos elevadas por el Titular de la información con relación al tratamiento de datos personales.

Las solicitudes se recibirán en el proceso Servicio al Cliente, mediante correo físico, correo digital y de manera verbal a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: [email protected]

Dirección: Av. Calle 26 No 69d – 91 Local 102 23

Teléfono: (601) 3788890

Página WEB: www.pagatodo.com.co

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 08 de noviembre 2013.

12. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.